Questões sobre Sistemas e métodos de arquivamento

O método alfabético é o mais utilizado dentre as técnicas de arquivística.

Tendo como base o método antes referido, ordene de 1 (um) a 6 (seis), para fins de arquivamento, os nomes arrolados abaixo:

( ) Dra. Silvia Maria Hernandes.

( ) João Bosco de Lavor Pederneiras.

( ) Roberto Malaquias Jr.

( ) Pedro Miquelino Filho.

( ) Ministro Pedro Paulo Teixeira.

( ) Hans Von Stuckert.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

• A.

  1 – 4 – 2 – 3 – 5 – 6.

• B.

  2 – 4 – 3 – 1 – 5 – 6.

• C.

  1 – 3 – 4 – 2 – 6 – 5.

• D.

  2 – 3 – 4 – 1 – 5 – 6.

• E.

  6 – 2 – 5 – 3 – 4 – 1.

Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que outro auxiliar da secretaria o consulte facilmente. Há varias alternativas de organização e, muitas vezes, a combinação de dois critérios é a solução mais útil. Classificação alfabética – é a mais usada e admite vários procedimentos:

I – palavra por palavra, letra por letra, até o final de cada palavra;

II – o último sobrenome e, só depois, o nome. OBS.: As partículas de, da, do, d’, são consideradas;

III – prefixos escritos com maiúsculas porque integram o sobrenome.

Quais afirmativas acima estão corretas?

• A.

  apenas II

• B.

  apenas II e III

• C.

  apenas I e III

• D.

  todas as afirmativas acima

Organize o arquivo geográfico por estados, considerando as seis pastas a seguir:

I. Pernambuco – Caruaru – Ministério Público Estadual.

II. Bahia – Salvador – Prefeitura Municipal.

III. Pernambuco – Recife – Faculdade Pio III.

IV. Alagoas – Arapiraca – Câmara Municipal.

V. Alagoas – Maceió – Prefeitura Municipal.

VI. Alagoas – Traipu – Associação de Catadores de Lixo.

A ordem correta é dada pela opção

• A.

  I – III – IV – V – VI – II.

• B.

  V – IV – VI – II – III – I.

• C.

  IV – V – VI – II – I – III.

• D.

  III – I – V – IV – VI – II.

• E.

  II – III – I – V – IV – VI.

A respeito da ordenação dos documentos, assinale a opção correta.

• A.

  Na ordem alfabética, considera-se a sequência numéricocronológica.

• B.

  Os documentos, no sistema numérico simples, são agrupados em sequência numérica, exigindo o índice alfabético remissivo.

• C.

  A ordenação pelo sistema numérico cronológico determina que os documentos sejam organizados conforme sua sequência numérica, dispensando o índice alfabético remissivo.

• D.

  Na ordenação temática dicionária, as letras são distribuídas conforme a sequência dos assuntos.

• E.

  A ordem geográfica prevê que os verbetes sejam ordenados por temas.

Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. Ao se arquivar o documento de arquivo, estabelece-se a disposição do documento dentro da unidade de classificação definida.

• C. Certo
• E. Errado

A fim de facilitar sua consulta, os prontuários dos servidores de um órgão público são armazenados em pastas suspensas e ordenados pelo método alfabético. Considere os nomes dos funcionários abaixo relacionados e indique a sequência em que devem ficar seus respectivos prontuários.

I. Jair de Moraes Neto

II. Odair de Morais

III. José de Morais Filho

IV. Antônio de Moraes Carvalho

V. Joaquim da Silva Moreira

VI. Carlos Moura

VII. Beatriz Moreira

VIII. Ana Beatriz Moreira de Morais

• A.

  VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V.

• B.

  IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI.

• C.

  VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II.

• D.

  II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII.

• E.

  I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV.

Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem. Resultado do processo de avaliação dos documentos de arquivo, a tabela de temporalidade é um instrumento de gestão arquivística.

• C. Certo
• E. Errado

A existência do Arquivo Escolar possibilita a identificação de todos os alunos, que estudam ou estudaram, em uma unidade de ensino, assegurando a cada um, a guarda dos documentos escolares relativos ao seu período de permanência. Complete as lacunas, atribuindo AV para Arquivo Vivo e AM para Arquivo Morto, considerando os documentos escolares que integram cada um deles.

( ) Pastas para correspondências expedidas e correspondências recebidas no ano em curso.

( ) Registro de matrícula do ano em curso.

( ) Livro de Ponto em desuso.

( ) Livro para registro das Atas de Resultados Finais de anos anteriores.

( ) Registro de matrículas dos anos anteriores.

 ( ) Calendário Anual Letivo do ano em curso.

( ) Livro de Registros e Certificados.

( ) Diário de Classe dos anos anteriores.

( ) Pastas Individuais dos alunos matriculados no ano vigente.

( ) Dados estatísticos do ano letivo em curso.

( ) Pasta contendo a legislação do ensino em vigor.

O preenchimento terá a seguinte sequência:

• A.

  AV – AV – AM – AM – AM –AV – AM – AM –AV –AV – AV.

• B.

  AM – AV – AM – AM – AM – AV – AM – AM – AV – AV – AM.

• C.

  AV – AV – AV – AM – AM – AV – AM – AM – AV – AV – AV.

• D.

  AM – AV – AM – AM – AM – AV – AM – AM – AV – AV – AV.

O princípio arquivístico que deve ser aplicado na constituição de um fundo de arquivo é o

• A.

  da territorialidade.

• B.

  das três idades.

• C.

  da proveniência.

• D.

  da ordem original.

• E.

  da pertinência.

No Departamento de Recursos Humanos de uma instituição, há pastas correspondentes aos seguintes funcionários:

a. João Manuel de Souza

b. Luiz Alberto de Sousa

c. Maria Regina da Silva

d. José Dias Silva

e. Doroti Silveira

f. Sérgio Sampaio

g. Carlos Souza Silva

Se tais pastas forem submetidas a ordenação alfabética, sua disposição correta será

• A.

  f, g, d, c, e, b, a.

• B.

  f, c, b, d, a, c, g.

• C.

  b, d, a, c, f, e, g.

• D.

  g, e, f, c, a, d, b.

• E.

  g, b, a, d, c, e, f.