Questões de Arquivologia

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Programas de documentação trazem diversos benefícios organizacionais. Todas as alternativas abaixo trazem características assim, COM EXCEÇÃO de:

    A) Construção de um sistema de identificação organizado;

    B) Padronização dos métodos de arquivamento;

    C) Mais velocidade na consulta de documentos;

    D) Aumento na ocorrência de erros.

Em relação à gestão de arquivos e recebimento e transmissão de informações, coloque V para verdadeiro e F para falso:
( ) Possibilitam a preservação adequada de documentos e arquivos importantes. ( ) Possibilitam a otimização do processo de busca por informações. ( ) Possibilitam a redução do acúmulo desnecessário de dados digitais e também de papel.
A alternativa que apresenta de forma CORRETA a classificação das afirmações acima é:

    A) V,F,F

    B) F,F,V

    C) F,F,F

    D) V,V,V

No que se refere a sistemas e métodos de arquivamento, o método usado quando se deseja separar e organizar arquivos conforme a região da repartição pública recebe o nome de:

    A) Método Geográfico

    B) Método Numérico

    C) Método Alfabético

    D) Método Assunto

Em termos de documentação e suas fases, o uso e tramitação de documentos ocorre na fase de:

    A) Descarte

    B) Confecção

    C) Utilização

    D) Destinação

Os arquivos são instrumentos extremamente importantes no cotidiano da Instituição. Os documentos que compõe os arquivos passam por fases ou estágios de evolução.
Neste sentido, marque a alternativa CORRETA.

    A) Arquivos de segunda idade ou intermediários são os que estão sendo resolvidos no momento.

    B) Arquivos de primeira idade ou correntes são os que ainda serão protocolados.

    C) Arquivos de terceira idade ou permanentes são os que foram descartados.

    D) Arquivos de segunda idade ou intermediários são os documentos que já foram resolvidos e aguardam o prazo de prescrição administrativa/jurídica.

    E) Não existem arquivos de terceira idade ou permanentes.

________________ é a denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso; denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento; Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos. PAES (2004, p. 27).
O conceito acima refere-se ao:

    A) Arquivista

    B) Processual

    C) Departamental

    D) Protocolo

As formas de tratamento se estabelecem na maneira pelas quais nos dirigimos às autoridades, quer através de correspondência oficial, quer de forma verbal em atos solenes. Neste sentido, marque a alternativa que conste o pronome de tratamento formal adequado

    A) VEREADOR: Excelência.

    B) PRESIDENTE DA REPÚBLICA: Senhor.

    C) DEPUTADO: Senhoria.

    D) JUIZ: Ilustríssimo.

Em geral, arquivar significa guardar em arquivo, conservar, reter na memória, pôr em lugar conveniente. Qualquer que seja a configuração, a forma de organização e o tamanho de um arquivo, suas funções básicas serão sempre as de guardar e conservar documentos que possam ser usados para atender a necessidades empresariais, pessoais ou oficiais. Para efeito de estudo e análise das características de cada um, os arquivos podem ser divididos em vários tipos, levando-se em consideração quem os criou. Os arquivos que pertencem a escolas, igrejas, clubes, organizações não governamentais e organizações sem fins lucrativos são arquivos

    A) públicos.

    B) empresariais.

    C) institucionais.

    D) familiares.

    E) pessoais.

A principal finalidade do arquivo é servir como fonte de consulta, pois é constituído, em sua essência, por documentos produzidos e recebidos, podendo, ao longo do tempo, servir de base para a história. A maneira de se guardar um documento é muito importante para a segurança e a conservação de seu conteúdo. Considerando-se esses dois aspectos, é correto afirmar que os documentos que contêm informações cuja revelação, não autorizada pelo prazo de cinco anos, possa comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos ou referidos são classificados como documentos

    A) ostensivos.

    B) confidenciais.

    C) reservados.

    D) secretos.

    E) ultrassecretos.

Diariamente, empresas e organizações recebem correspondências e documentos. São convites, contratos, contas a pagar, correspondências particulares de funcionários etc. Tudo deve ser registrado, expedido para o setor ou o funcionário a que se destina e, finalmente, conforme o caso, arquivado. É no protocolo que se inicia a gestão documental. O protocolo é o serviço encarregado do recebimento, do registro, da classificação, da distribuição, do controle da tramitação e da expedição de documentos. Sendo assim, assinale a alternativa que apresenta tarefa(s) que não faz(em) parte dos serviços de protocolo.

    A) abrir e ler toda e qualquer correspondência recebida

    B) carimbar, com data e número de protocolo, o documento no espaço reservado para esse fim (em geral, no canto superior direito)

    C) registrar, em ficha própria, para onde o documento será encaminhado e o código atribuído a ele quando foi classificado

    D) verificar se há antecedentes dessa correspondência no arquivo e, se houver, providenciar a juntada ou a inserção de documentos

    E) receber de volta documentos vindos dos locais para onde originalmente foram enviados, anotar, em suas respectivas fichas de protocolo, o novo destino que eles terão e providenciar o reenvio

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