Questões de Secretariado Executivo da Fundação Universa (FUNIVERSA)

Acerca da abordagem comportamental da Administração proposta por Maslow, assinale a alternativa correta.

• A. As necessidades econômicas constituem-se nas mais elevadas dos colaboradores.
• B. Segundo Maslow, não há preocupação com autoestima do colaborador, pois a abordagem comportamental pressupõe uma visão grupal e nunca individual.
• C. O colaborador possui uma necessidade de segurança, que se traduz na busca da estabilidade, proteção contra ameaça e fuga de situações que acarretem perigo ou desconforto.
• D. Para Maslow, somente quando um nível superior de necessidades se encontra plenamente satisfeito é que o nível inferior surge no comportamento da pessoa.
• E. Necessidades sociais encontram-se no mesmo nível de importância das necessidades fisiológicas.

Uma desvantagem da departamentalização por projeto é

• A. a baixa flexibilidade, pois a equipe não pode ser alterada.
• B. possuir uma capacidade de coordenação mais difícil.
• C. limitar a ação do gestor.
• D. a descontinuidade, o que pode acarretar prejuízos materiais.
• E. aumentar o poder de determinados gerentes.

Com relação aos termos utilizados na gestão de agendas, assinale a alternativa correta.

• A. Check-out é o não comparecimento de hóspede ou passageiro com reserva confirmada e não cancelada.
• B. Check-in é a lista de atividades a serem realizadas em determinado evento.
• C. Cronograma é a previsão e a distribuição no tempo (dias, semanas, meses, ano) dos prazos para a execução das diversas fases, etapas e ações de um plano, programa ou projeto.
• D. No show é a saída do hotel em horário posterior ao término da diária, sem pagar taxa adicional.
• E. Follow up é a apresentação do passageiro no balcão da companhia aérea para embarque. Utiliza-se o mesmo nome para entrada em hotel.

Com relação à comunicação oficial, assinale a alternativa correta.

• A. O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna.
• B. Exposição de motivos é o expediente dirigido exclusivamente ao Reitor ou ao Vice-reitor de uma universidade federal.
• C. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, foi proibido o uso do telegrama como documento oficial.
• D. O uso do fac-simile, por seu baixo custo e sua celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos.
• E. Nos termos da legislação em vigor, em nenhuma hipótese a mensagem de correio eletrônico terá valor documental.

Organizar eventos é apenas uma das funções do secretário executivo. Espera-se, portanto, que ele tenha pleno domínio das fases do processo de planejamento e organização de qualquer evento. Correspondem às fases de um evento o(a)

• A. definição do evento e a elaboração do check list e do cronograma.
• B. pré-evento, o transevento e o pós-evento.
• C. previsão financeira, a organização e o controle e merchandising.
• D. preparação da captação, a captação e a pós-captação.
• E. elaboração e a avaliação do projeto.

O Dead line é essencial no processo de planejamento e operacionalização de uma viagem coorporativa porque é

• A. o adicionamento de um ou mais destinos dentro de um roteiro obtido anteriormente. Não há pagamento de diferença tarifária desde que o bilhete se encontre dentro da validade e da rota.
• B. o documento entregue ao passageiro com todas as específicações dos serviços turísticos adquiridos. Ele pressupõe a confirmação dos serviços discriminados.
• C. a utilização parcial de uma diária hoteleira. É muito utilizado em hotéis próximos a aeroportos para passageiros em trânsito (aguardando conexões entre voos).
• D. é o prazo final para se confirmar uma reserva em companhias aéreas ou em hotéis.
• E. tudo o que está incluído na diária do hotel: bebidas; refeições (café da manhã, almoço, jantar e refeições intermediárias); e entretenimento.

No que se refere às características esperadas de um secretário executivo na atualidade, assinale a alternativa correta.

• A. A presença visual tem de dispor de integridade e consistência, além de comportamento, postura, ética, conhecimento profissional e até mesmo inteligência emocional.
• B. A aparência pessoal não interfere em sua imagem pessoal, sendo essencial apenas o currículo apresentado.
• C. A primeira característica notada e valorizada é a beleza, pois o secretário se dedica a tarefas básicas e rotineiras de um escritório ou organização.
• D. A etiqueta empresarial resume-se à capacidade de ter empatia para estabelecer sucesso nas relações de negócios e para que se estabeleçam relações sólidas entre clientes e colaboradores.
• E. O conhecimento e a prática das normas que regem o comportamento no mundo dos negócios não geram benefícios imediatos. Esses benefícios estão associados exclusivamente a conhecimentos técnicos que facilitem o trato com clientes ou parceiros.

A profissão secretarial surgiu em meio à intelectualidade e aos centros de poder e decisões. Historicamente, é correto afirmar que

• A. a função de secretário se intensificou durante a Idade Média devido às condições políticas, econômicas e sociais.
• B. a mulher passou a atuar como secretária, na Europa e nos Estados Unidos, a partir de 1850.
• C. os escribas foram os primeiros a exercer essa função por dominarem a escrita e terem um amplo conhecimento cultural, necessários para assessorar os governantes e líderes em suas batalhas.
• D. a profissão se consolidou no Brasil na década de 1950, mas, somente na década de 1970, a categoria conseguiu, por meio de muita luta, a regulamentação da profissão.
• E. foi durante a Revolução Industrial que a nova estrutura empresarial exigiu as funções de assessoria administrativa, tendo a mulher passado a atuar como secretária.

O mercado de trabalho está cada vez mais competitivo e busca profissionais que possuam competências e habilidades capazes de acompanhar sua evolução. Com relação a esse assunto, assinale a alternativa correta.

• A. É necessário que o profissional de secretariado tenha competência técnica e interpessoal, habilidades de liderança e de relacionamento com os clientes internos e externos à organização, seja líder, participe das tomadas de decisões, possua domínio de informática e seja responsável. Cabe ainda ao profissional de secretariado ter conhecimento das técnicas do gestor e apresentar um perfil de liderança e motivação, além de habilidades para negociação.
• B. O secretário é apenas executor de atividades e disseminador de informações.
• C. O secretário executivo é essencialmente um assessor pessoal, que tem, entre as suas atribuições, a tarefa de organizar as rotinas de líderes atuantes em empresas ou em outras formas de organização.
• D. A natureza das atividades do ofício secretarial atesta a necessidade da profissão de secretário executivo somente na área da gestão pública.
• E. Atualmente, o que as empresas esperam do secretário é o desenvolvimento de tarefas técnicas e uma postura passiva. Exigem vasto conhecimento e visão macro dos processos, contudo com um perfil de observador e assessor, pois funções como cogestão, consultoria e empreendedorismo cabem ao executivo.

Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente, aumentar o índice de recuperação da informação, conquistar espaço físico e reduzir o peso ao essencial da massa documental dos arquivos são objetivos da

• A. descrição.
• B. indexação.
• C. avaliação.
• D. descarte.
• E. codificação.