Questões de Secretariado Executivo do ano 2016

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Luiza, que atua como secretária há 20 anos junto ao Conselho Regional de Corretores de Imóveis, no estado do Rio de Janeiro, recebeu, com desconfiança e temor, a notícia de seu superior de que era urgente a confirmação no curso de qualificação profissional de “Eficiência na Gestão das Informações” - projeto divulgado entre os diversos conselhos da área e de obrigatória adesão por todas as regionais. Luiza, que há meses vinha postergando seu aceite, tendo inclusive “redirecionado” o comunicado, temia a obrigação de ter que conhecer novas tecnologias, uma vez que demorou muito tempo para ficar completamente habituada ao Windows Me, vs 98. O termo “eficiência na gestão das informações” é uma prática recente nos meios organizacionais, em razão do volume de informações e da necessidade de eficiência na gestão dos meios por diversos profissionais, mais especificamente os de secretariado, considerando suas atividades. Nesse sentido, e de acordo com os seus conhecimentos sobre o tema, Luiza terá diversos conteúdos abordados no curso, exceto:

  • A. Redação oficial e empresarial
  • B. Ferramentas de tecnologia da informação
  • C. Comunicação em outros idiomas
  • D. Logica quantitativa e proporcional

Gerenciar pessoas e suas relações no âmbito das organizações é um desafio para a maioria dos dirigentes, gestores e estudiosos da área. Cada pessoa tem suas próprias necessidades, e fazer com que todos caminhem para o bem da organização, objetivando o crescimento em conjunto, demanda muito tempo e esforço. A gestão de pessoas e o relacionamento no ambiente de trabalho é parte primordial do desenvolvimento do profissional de secretariado que busca a construção de relações eficazes entre seus superiores, pares, subordinados e consigo mesmo, a fim de melhor desenvolver suas atividades. Diversas são as competências na gestão de relacionamentos que devem fazer parte da vida do profissional de Secretariado, exceto, especificamente:

  • A. Trabalho em equipe
  • B. Inteligência emocional
  • C. Capacidade de liderança
  • D. Habilidade com programas do pacote Windows

Constituem deveres fundamentais dos profissionais de secretariado, de acordo com o estabelecido no código de ética profissional, comportamentos que visem o respeito à profissão e aos profissionais. Entre os deveres elencados no referido documento, é correta a seguinte prática:

  • A. Direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética.
  • B. Desrespeitar sua profissão e o exercício de suas atividades.
  • C. Dificultar a tomada de decisões, deixando de colocar e expressar suas atividades.
  • D. Facilitar o exercício ilegal da profissão.

Exerce papel fundamental, para o bom desenvolvimento das atividades secretariais, a correta gestão documental. Entre as práticas pertinentes a essa gestão, tem-se o conhecimento dos meios e mecanismos de arquivamento como elemento facilitador da organização e localização em acervos. Nesse sentido, diversos termos compõem corretamente o sistema de arquivamento documental, exceto:

  • A. Arquivo inativo é o tipo de arquivo de documentos e papéis de uso, consulta e referência constantes e atuais.
  • B. Acervo é o conjunto de documentos de um arquivo.
  • C. O arquivo permanente é o conjunto de documentos de valor histórico, probatório e/ou informativo que devem ser definitivamente preservados.
  • D. A disposição dos documentos de uma série, a partir do elemento convencionado para sua recuperação, é denominada ordenação.

Diversos autores contemplam que o novo perfil do profissional de secretariado exige uma capacidade multifuncional, com uma visão abrangente do cotidiano secretarial e empresarial e uma capacidade gerencial diversificada, que inclui o domínio de idiomas, equipes, tecnologias e procedimentos administrativos. Nesse sentido, é correto afirmar que a este novo profissional de secretariado são exigidas múltiplas habilidades, exceto:

  • A. Administrar um conjunto de atividades diversificadas, como também pessoas/chefias, assumindo o papel de gestor de equipes.
  • B. Possuir conhecimento em áreas distintas, a fim de melhor conduzir as múltiplas atividades.
  • C. Ter um comportamento proativo diante de imprevistos e a exigência de soluções.
  • D. Apenas atuar como simples executor de tarefas, como recepção, digitação e atendimento telefônico.

Dentre as diversas competências exigidas aos profissionais de secretariado, a organização de cerimoniais e ritos demanda especial atenção às regras de precedência. Nesse sentido, em um cerimonial público federal, a precedência, salvo exceções, terá como correta a seguinte hipótese:

  • A. O Presidente da República eventualmente presidirá a cerimônia a que comparecer.
  • B. A precedência entre os Ministros de Estado, ainda que interinos, é determinada pelo critério histórico de criação do respectivo Ministério.
  • C. Entre governadores dos Estados e do Distrito Federal, a precedência é determinada pela ordem alfabética das entidades (estados) participantes.
  • D. Quando estiverem presentes personalidades estrangeiras, o Ministro de Estado das Relações Exteriores não terá precedência sobre seus colegas.

Ao profissional de secretariado é assegurado, de acordo com a Lei que regulamenta o exercício profissional, o direito ao registro junto a SRTE – Superintendência Regional do Trabalho e Emprego. Nesse sentido e de acordo com a normativa, o exercício da profissão aos não habilitados contempla expressamente os seguintes prazos:

  • A. Pelo menos 05 (cinco) anos interruptos ou 10 (dez) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
  • B. Pelo menos 10 (dez) anos interruptos ou 35 (trinta e cinco) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
  • C. Pelo menos 02 (dois) anos interruptos ou 10 (dez) anos intercalados de exercício de atividades próprias.
  • D. Pelo menos 20 (vinte) anos interruptos ou 35 (trinta e cindo) anos intercalados de exercício de atividades próprias.

Acerca da abordagem comportamental da Administração proposta por Maslow, assinale a alternativa correta.

  • A. As necessidades econômicas constituem-se nas mais elevadas dos colaboradores.
  • B. Segundo Maslow, não há preocupação com autoestima do colaborador, pois a abordagem comportamental pressupõe uma visão grupal e nunca individual.
  • C. O colaborador possui uma necessidade de segurança, que se traduz na busca da estabilidade, proteção contra ameaça e fuga de situações que acarretem perigo ou desconforto.
  • D. Para Maslow, somente quando um nível superior de necessidades se encontra plenamente satisfeito é que o nível inferior surge no comportamento da pessoa.
  • E. Necessidades sociais encontram-se no mesmo nível de importância das necessidades fisiológicas.

Uma desvantagem da departamentalização por projeto é

  • A. a baixa flexibilidade, pois a equipe não pode ser alterada.
  • B. possuir uma capacidade de coordenação mais difícil.
  • C. limitar a ação do gestor.
  • D. a descontinuidade, o que pode acarretar prejuízos materiais.
  • E. aumentar o poder de determinados gerentes.

Com relação aos termos utilizados na gestão de agendas, assinale a alternativa correta.

  • A. Check-out é o não comparecimento de hóspede ou passageiro com reserva confirmada e não cancelada.
  • B. Check-in é a lista de atividades a serem realizadas em determinado evento.
  • C. Cronograma é a previsão e a distribuição no tempo (dias, semanas, meses, ano) dos prazos para a execução das diversas fases, etapas e ações de um plano, programa ou projeto.
  • D. No show é a saída do hotel em horário posterior ao término da diária, sem pagar taxa adicional.
  • E. Follow up é a apresentação do passageiro no balcão da companhia aérea para embarque. Utiliza-se o mesmo nome para entrada em hotel.
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