Questões de Arquivologia da Fundação de Estudos Superiores de administração e Gerência (ESAG)

Quando arquivamos podemos realizar anotações como "Veja também", indicando que o assunto ou nome possui outras ligações importantes. Esta ação tem a finalidade de informar a quem for consultar o arquivo que determinado assunto ou nome está arquivado em tal pasta. Essas orientações vêm em pequenas fichas, colocadas em índices, ou inseridas nas respectivas pastas, escritas em folhas de papel. A esse procedimento denominamos:

• A.

  Método específico.

• B.

  Referência cruzada.

• C.

  Tiras de inserção.

• D.

  Transferência permanente.

Sobre documentação apenas é INCORRETO afirmar:

• A.

  A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade.

• B.

  A classificação representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de idéias ou de pessoas.

• C.

  A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização destinam-se a fins estritamente comerciais.

• D.

  No passado a documentação era estática e nos dias atuais assume uma característica predominantemente dinâmica.

A eficácia é o resultado da busca contínua de conhecimentos, técnicas, observações e métodos de trabalho. Há normas que nos ajudam a aumentar a produtividade. Assinale a alternativa que NÃO representa uma dessas normas.

• A.

  Evitar amontoar assuntos pendentes.

• B.

  Fixar um horário para todas as tarefas.

• C.

  Organizar o espaço de modo que tudo esteja à mão.

• D.

  Dedicar as primeiras horas do dia para obrigações adiáveis e para tarefas mais árduas.

O arquivo constitui-se num centro de informações. Quando bem organizado evita a duplicidade de trabalho, possibilita rápida localização de documentos, preserva, guarda e conserva informações. De acordo com o modo de guardar os documentos, pode-se classificá-los em:

• A. Regular e Irregular.
• B. Vertical e horizontal.
• C. Funcional e específico.
• D. Empresarial e Individual.

No sistema de arquivamento lateral:

• A. Os documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte frontal voltada para o arquivista.
• B. Os documentos são dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.
• C. Os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a frente voltada para o arquivista.
• D. Os documentos são dispostos uns atrás dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.

Referência cruzada ou remissiva é:

• A. A indicação de um documento em dois ou mais lugares.
• B. O acessório que serve para separar as partes ou seções de um arquivo.
• C. A inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética ou alfanumérica.
• D. A guia colocada no lugar de um documento retirado do arquivo.

O sistema de arquivamento usado quando a consulta, feita no arquivo, dispensa o auxílio do índice, chama-se:

• A. Referencial.
• B. Indicativo.
• C. Direto.
• D. Flexível.