Questões sobre Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos

Para iniciar o processo de planejamento do arquivo, é importante conhecer os sistemas e as regras do método de arquivamento.

A esse respeito, assinale com V as afirmativas verdadeiras e com F as falsas.

( ) Os títulos que acompanham nomes completos não são considerados unidades de arquivamento e devem ser escritos entre parênteses após a última unidade.

( ) Registra-se sempre o último sobrenome seguido de vírgula, nome e prenome.

( ) Os sobrenomes compostos de substantivos e mais adjetivos devem sempre ser separados.

( ) Nomes de razões sociais são sempre registrados de forma direta.

( ) Os títulos que acompanham os nomes incompletos são considerados unidade de arquivamento.

 Assinale a sequência CORRETA.

• A. V V V F V
• B. V V F V V
• C. F F V F F
• D. F V F V F

Segundo Mazulo (2010, p. 34), no processo de planejamento do arquivo deve-se considerar três sistemas para a guarda e preservação documental.

Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando cada sistema para guarda e preservação documental à sua respectiva definição.

 COLUNA I

1. Direto

2. Indireto

3. Semidireto

COLUNA II

( ) Depende de um índice para ser consultado.

( ) Deve ser consultado sem auxílio de índice, mas com ajuda de tabelas.

( ) O arquivo é consultado diretamente.

( ) Utilizado quando há pouco volume de documentos.

Assinale a sequência CORRETA.

• A. 2 3 1 1
• B. 1 1 2 3
• C. 2 1 3 2
• D. 3 2 1 1

O procedimento em que cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em pequenos grupos de 2 ou 3 dígitos, que, lidos da direita para a esquerda, passam a constituir chaves para sua localização física, é denominado método

• A. alfanumérico.
• B. decimal.
• C. dígito-terminal.
• D. estrutural.
• E. funcional.

Que nome se dá à atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislação, a origem e evolução da estrutura organizacional e funcional do órgão produtor dos documentos?

• A. Análise da produção documental.
• B. Avaliação de documentos.
• C. Classificação de fundo.
• D. Descrição de fundo.
• E. Identificação de documentos.

De acordo com o que determina a legislação vigente, toda Tabela de Temporalidade elaborada deverá ser encaminhada para aprovação da instituição arquivística pública em sua específica esfera de competência, quando se tratar de

• A. documentação fiscal de empresas privadas.
• B. documentos privados em processo de eliminação.
• C. arquivos de empresas extintas ou em processo de falência.
• D. documentos públicos ou considerados de interesse público.
• E. empresas privadas que prestam serviços a instituições de pesquisa.

É correto afirmar que

• A. tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço da preservação dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, ambas devem estar articuladas para que os documentos possam ser acondicionados sequencialmente nas unidades de arquivamento, independentemente de seus formatos e dimensões.
• B. no meio arquivístico brasileiro, é comum a distinção entre os termos “classificação” e “arranjo”. Segundo tal distinção, “classificação” corresponde às operações intelectuais, enquanto “arranjo”, às operações práticas destinadas a organizar a documentação de caráter corrente.
• C. o principal objetivo da classificação é tornar visível as funções e as atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as relações entre os documentos.
• D. a classificação é geralmente traduzida em esquema no qual a hierarquia entre as classes e suas subclasses aparece representada espacialmente. Esse esquema é chamado plano de trabalho.
• E. tanto a ordenação quanto a classificação envolve os tipos documentais. A diferença entre elas é que a primeira leva em consideração a forma e as razões que determinaram a existência dos tipos documentais, enquanto a segunda os aborda do ponto de vista do acesso.

Os itens 1 a 7, dispostos a seguir, referem-se à descrição de um conjunto documental realizada de acordo com a norma ISAD(G).

De acordo com a ISAD(G), na descrição dada, os itens 2, 4, 5 e 6 referem-se, respectivamente, aos seguintes campos:

• A. Título; nível de descrição; dimensão e suporte; âmbito e conteúdo.
• B. Nome(s) do(s) produtor(es); características físicas e requisitos técnicos; notas; âmbito e conteúdo.
• C. Título; características físicas e requisitos técnicos; notas; âmbito e conteúdo.
• D. Nome(s) do(s) produtor(es); nível de descrição; dimensão e suporte; história arquivística.
• E. História administrativa; nível de descrição; âmbito e conteúdo; notas.

O conceito de documento arquivístico não é unânime entre os autores contemporâneos, mas todos concordam em duas ideias centrais. São elas:

• A. a natureza dos documentos arquivísticos, a partir de pessoas físicas e jurídicas, e a organicidade.
• B. a organicidade e a integridade dos documentos arquivísticos.
• C. a naturalidade e o contexto de produção dos documentos arquivísticos.
• D. a natureza dos documentos arquivísticos, a partir de pessoas jurídicas, e a autenticidade.
• E. a naturalidade e o uso dos documentos arquivísticos pelo órgão produtor.

Os dois principais instrumentos de gestão de documentos são o plano de classificação e a tabela de temporalidade documental. No entanto, eles não são os únicos. Assinale a alternativa que apresenta o instrumento de gestão responsável pela definição das categorias de usuários e permissões de acesso e uso do sistema de gestão arquivística de documentos.

• A. Mapa de localização.
• B. Manual de gestão documental.
• C. Relatório de identificação de processos.
• D. Esquema de classificação de acesso e segurança.
• E. Vocabulário controlado.

As diretrizes traçadas pela legislação vigente têm orientado as administrações públicas brasileiras a formularem políticas de arquivo e gestão documental. Sobre esse assunto, é correto afirmar que

• A. os arquivos passaram a desempenhar uma função social cada vez menos importante, principalmente pela falta de efetividade de princípios constitucionais como, por exemplo, transparência, responsabilidade e acesso à informação.
• B. atualmente as interfaces entre políticas de arquivo, efetivação da democracia e modernização da gestão pública não são mais ignoradas, uma vez que arquivos e documentos em geral não se encontram mais associados a atrasos e procedimentos burocráticos.
• C. as tecnologias da informação são, cada vez mais, importantes aliadas na busca da eficiência organizacional, mas não se pode esquecer que sua origem se encontra nos arquivos.
• D. um sistema informatizado bem elaborado e com as melhores técnicas utilizadas em seu desenvolvimento dará conta da gestão, preservação e segurança do sistema, sem deixar de lado o motivo de sua existência: o acesso às informações.
• E. no mundo contemporâneo, as administrações públicas não produzem mais documentos em suportes convencionais, por isso faz-se necessário repensar as funções classificação, avaliação e descrição.